Нужно ли подтверждать расходы, связанные с использованием автомобиля работника?

Comments

• Цитата: Добрый вечер! ООО  ОСНОХотим оформить компенсацию за использование личного авто, сотруднику.Вопрос: Сумма компенсации-5 000,00Знаю, что в пределах -  1200,00 будет не облагается НДФЛ, страховыми.С разницы 3 800,00: облагается НДФЛ и страховыми?И не уменьшает прибыль.Нужно ли подтверждать все эти расходы: путевыми листами, авансовыми отчетами?и второй вопрос: если авто у сотрудника, по доверенности. Т.е. не является владельцем.Возможна, такая компенсация?

  Добрый день! Согласно правилам форума , в одной теме задается один вопрос. Каждый новый вопрос надо задавать в новой теме. Поэтому вопрос о документальном подтверждении остаётся в этой теме, а остальные (об обложении суммы НДФЛ и взносами, об уменьшении прибыли, о ситуации с доверенностью) задайте, пожалуйста, КАЖДЫЙ в НОВОЙ теме.
• Ольга Матвеева, 
  Добрый вечер! ООО  ОСНО
  
  Хотим оформить компенсацию за использование личного авто, сотруднику.
  Вопрос: Сумма компенсации-5 000,00
  Знаю, что в пределах -  1200,00 будет не облагается НДФЛ, страховыми. 
  Нужно ли подтверждать все эти расходы: путевыми листами, авансовыми отчетами?
  Вопрос удалён модератором.
• Добрый день!
  

  Цитата: и второй вопрос: если авто у сотрудника, по доверенности. Т.е. не является владельцем.Возможна, такая компенсация?

  Боюсь, Вы невнимательно прочитали мое сообщение. Процитированный вопрос также следует задать в отдельной новой теме.
  А в этой теме Вам ответят на вопрос о документальном подтверждении расходов.
• Доброго дня.
  

  Цитата: Добрый вечер! ООО  ОСНОХотим оформить компенсацию за использование личного авто, сотруднику.Вопрос: Сумма компенсации-5 000,00Знаю, что в пределах -  1200,00 будет не облагается НДФЛ, страховыми.Нужно ли подтверждать все эти расходы: путевыми листами, авансовыми отчетами?

   Вам в помощь статья БухОнлайн .
  

  Цитата: Вариант 3. КомпенсацияПлюсы:- Не нужно заключать дополнительный договор;- Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;- Работник получает дополнительное вознаграждение;Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.Минусы:- Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;- Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;- Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, чтомаксимальный размер компенсации(именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можноучесть при налогообложении прибыли, ограничен(подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается.Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

  Оформление путевых листов обязательно.
  
  

  Цитата: Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу налогообложения налогом на доходы физических лиц компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.Статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя(путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.Заместитель директораДепартамента налоговойи таможенно-тарифной политикиС.В.РАЗГУЛИН